Site web : 10 conseils pour rédiger son cahier des charges

Combien coûte un site web ? Quel CMS faut-il choisir ? Où trouver un modèle de cahier des charges ? Ces questions réapparaissent régulièrement dans les échanges entre communicants publics. Alors comment s’y prendre pour rédiger son cahier des charges ? Il n’existe pas de modèle unique et idéal. Par contre, se poser les bonnes questions en facilite la rédaction.

1. Quel budget prévoir pour son site web ?

Quel est le budget moyen d’un site ? Il n’y en a pas. Un site peut coûter entre 3 000 euros et 300 000 euros. Petite commune ou conseil régional, les moyens ne sont pas les mêmes, les objectifs et les fonctionnalités non plus. Le budget de votre site est conditionné par les points suivants.

2. Quelles sont les ressources nécessaires en interne ?

Combien de personnes dans la collectivité faut-il pour s’occuper à la fois du projet, puis de la gestion du site web quand il sera en ligne ? Dans une petite commune, c’est le chargé de communication qui fera au mieux office de contributeur, sans assistance technique interne.
Dans des collectivités plus importantes des équipes informatiques, un webmaster et un responsable éditorial pourront à la fois travailler sur la conception du site et le faire vivre ensuite.
Déterminer ses ressources en amont est indispensable pour son cahier des charges. Car cela impliquera le niveau d’intervention du prestataire dans la réalisation et la maintenance du site web.

3.  À quels besoins doit répondre le site web ?

Le maire veut son site avec le beau blason de la ville en page d’accueil, la direction de l’urbanisme veut publier des documents réglementaires, la direction de la nature estime qu’il est primordial de mettre en ligne l’étude sur la reproduction des dytiques dans les milieux aquatiques urbains …
Mais qui s’est intéressé aux besoins des habitants ? Quelles sont leurs attentes vis-à-vis du site web de la collectivité ? C’est ce qui doit guider la conception du site et du cahier des charges. Comment le visiteur va t-il arriver sur le site et que pense t-il y trouver ? Quelles réponses ou services concrets lui seront proposés ?

4. Le cahier des charges doit-il être précis ?

Le cahier des charges doit-il tout prévoir, “tout blinder” fonctionnellement et techniquement pour éviter les mauvaises surprises et être sur du résultat ? Réponse de normand : un juste équilibre doit être trouvé. Être trop précis risque de fermer la porte à des solutions ou propositions innovantes de la part du prestataire. A contrario un cahier des charges trop vague risque d’aboutir à un résultat très éloigné de ce qui était imaginé mais non formalisé. Le prestataire, à la lecture du cahier des charges, doit savoir quels sont les objectifs à atteindre et quels sont les contenus et services à mettre en ligne. À lui de proposer les solutions techniques les plus adaptées pour répondre aux besoins.

5. Quel CMS choisir ?

Il existe de nombreux CMS, ou logiciels de gestions de contenus. La majorité des sites web actuels fonctionne sur un des CMS du marché. La plupart sont open source, c’est-à-dire sans coût de licence. Cela ne signifie pas pour autant que l’on peut créer son site totalement gratuitement. Si le téléchargement du CMS est libre, son installation et son paramétrage requièrent plus ou moins de compétences pointues. Un CMS est-il meilleur qu’un autre ? Il n’en existe pas d’idéal. Cela va dépendre en grande partie de l’approche du prestataire, de sa maîtrise de l’outil et surtout de sa capacité à faciliter sa pris en main. Parmi les plus courants : Spip, WordPress, Joomla, Typo3, Drupal, EZ Publish, Liferay…

6. Le site web intégrera t-il des applications métiers ?

La question est d’importance car cela peut avoir un impact non négligeable sur le budget du site. Intégrer des applications métiers c’est par exemple offrir le paiement en ligne pour la cantine scolaire, avoir accès aux marchés publics, aux délibérations, effectuer des transactions… Autant de service utiles pour la population mais qui nécessitent des paramétrages plus ou moins complexes avec le CMS qui sera choisi. Il est nécessaire de bien recenser ces services à intégrer pour anticiper le temps d’intégration et les coûts induits.

7. Quelle ergonomie et quel identité graphique ?

La collectivité dispose t-elle d’une charte graphique pour ses supports de communication et est-elle adaptée à un site web ? Le cahier des charges devra préciser si le prestataire doit intégrer cette charte, avec quelles marges de manœuvre. Si aucune charte n’existe, est-il libre de proposer différentes approches graphiques ? Il peut être opportun d’indiquer quelques adresses de sites web appréciés pour guider la conception du futur site. Ne pas négliger la partie ergonomie et modes de navigation. La page d’accueil concentre souvent toute l’énergie créatrice, alors que ce sont les pages intérieures du site qui ont le plus d’importance. L’approche “UX” est primordiale et il est judicieux de pouvoir réaliser des tests utilisateurs avant la mise en ligne définitive du site, afin de vérifier que l’internaute navigue sans difficulté dans le site pour trouver l’information recherchée.

8. Le site sera t-il accessible sur tous les terminaux ?

Une question qui ne doit plus se poser aujourd’hui. Penser dès le départ son site web pour qu’il s’affiche de manière lisible sur un ordinateur, une tablette ou un mobile est indispensable. Dans la plupart des cas, inutile de développer un site mobile spécifique ou une application. Un site “responsive” bien conçu est suffisant. Il est par contre nécessaire de réfléchir avec le prestataire au nombre de gabarits (ou modèles) de pages nécessaires selon la résolution d’écran. Par exemple, une page avec trois colonnes sur un écran d’ordinateur n’en affichera qu’une sur un mobile avec repositionnement des deux autres colonnes.

9. Quelles étapes doit décrire le cahier des charges ?

Le cahier des charges doit intégrer trois grandes étapes. En premier lieu l’expression des besoins de la collectivité par rapport au site attendu. Un cadre de réponse doit être formalisé pour chacun de ces besoins afin que les candidats y répondent de la même manière et faciliter ensuite la comparaison des offres. C’est la deuxième étape, où le candidat futur prestataire doit restituer sa compréhension des besoins et décrire ses propositions techniques, graphiques, ergonomiques… La troisième étape sera constitué de la rédaction commune des spécifications fonctionnelles : ce que fera et sera précisément le site et ce qu’il ne sera ou ne fera pas.

10. Que se passera t-il après la mise en ligne du site ?

Phase du projet souvent sous-estimée, la mise en ligne du site web ne sera pas la fin du projet mais une nouvelle étape, celle qui va le plus concerner les internautes qui vont venir sur ce nouveau site. Il convient de mesurer en amont quel sera le degré d’autonomie par rapport au prestataire. La collectivité animera t-elle et gérera t-elle seule le site web ou s’appuiera t-elle sur le prestataire pour sa maintenance et son évolution ? Ici aussi des coûts sont à prévoir et à intégrer dans son budget. Ne pas oublier également les formations nécessaires, que ce soit pour l’utilisation du CMS ou l’écriture web.

Vous avez avez un projet de site web, n’hésitez pas à nous joindre via notre adresse mail contact@sennse.fr pour toutes vos questions.

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